Privacyverklaring

Voor de gegevens van websitebezoekers van onze klanten is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Roots verwerker. Voor de gegevens van onze eigen accounthouders en websitebezoekers is Superworkx B.V. (Social Roots) verwerkingsverantwoordelijke.

Bruistensingel 500, 5232 AH 's-Hertogenbosch, Nederland. KvK-nummer 27252119, btw-nummer NL811020034B02. Vragen over privacy: privacy@socialroots.nl.

• Een pseudonieme bezoekers- en sessie-identificatie (first-party, geen third-party cookie).
• Pagina-URL, verwijzende bron, UTM-parameters en click-ID's zoals gclid en fbclid.
• Land, afgeleid uit een direct geanonimiseerd IP-adres. Voor toegestane conversiedoorgifte bewaren we de laatste pixelcontext, inclusief IP-adres en browsergegevens, versleuteld tot maximaal één dag. Netwerkgegevens worden na de eerste verzendpoging verwijderd.
• Apparaat- en browsertype, en de status van de cookietoestemming.
• Conversiegebeurtenissen (formulier, reservering, bestelling, telefoontje) en de waarde ervan.
• Optioneel: e-mailadressen of telefoonnummers die de klant via de implementatie aanlevert. Roots gebruikt daarvan een SHA-256-hash voor interne koppeling en voor ondersteunde server-side conversieterugkoppeling.

Een weigering blokkeert bezoekmeting. In toestemmingsregio's en bij een onbekende locatie begint bezoekmeting pas na toestemming voor statistiek. Buiten die regio's respecteert Roots expliciete weigeringen. Advertentiedoorgifte naar Google Ads, Meta, LinkedIn, TikTok en Microsoft Advertising vereist altijd vastgelegde marketingtoestemming, met datum, bezoeker en getoonde informatie. Die keuze wordt bij elke doorgifte opnieuw gecontroleerd. Gevoelige gegevens mogen niet naar advertentieplatforms worden doorgestuurd; hashing maakt gegevens niet anoniem.

• Naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam en telefoonnummer.
• Facturatie- en abonnementsgegevens (verwerkt via Stripe; wij zien geen kaartnummers).
• Vastgelegde inlog- en beheerhandelingen in het logboek, voor beveiliging en verantwoording.

De accounteigenaar activeert platformkoppelingen en server-side doorgifte per website en platform. Afhankelijk van het platform kunnen conversiegegevens, waarde, event-ID, click-ID, gehashte contactgegevens en bij Meta of TikTok ook IP-adres en browsergegevens worden doorgegeven. Advertentieplatforms verwerken deze gegevens vervolgens onder hun eigen voorwaarden. Optioneel stuurt Roots conversiegebeurtenissen, tijdstip, pseudonieme bezoekers-ID, gebeurtenis-ID en orderwaarde naar Google Analytics 4 voor meting. Er worden daarbij geen contactgegevens meegestuurd.

Geautoriseerde beheerders van Roots kunnen voor ondersteuning accounts, contactgegevens, domeinen en de status van koppelingen beheren. Superusers kunnen daarnaast abonnements- en facturatiegegevens bekijken. Er is geen functie waarmee medewerkers als klant inloggen. Niet iedere beheerhandeling is momenteel opgenomen in het klantlogboek.

Wij verwerken accountgegevens op grond van de uitvoering van de overeenkomst en onze gerechtvaardigde belangen (beveiliging, fraudepreventie, productverbetering). Meetgegevens op websites van klanten verwerken wij uitsluitend op instructie van de klant; de klant bepaalt de grondslag en regelt de toestemming via het eigen cookiebanner.

• Gebeurtenis- en attributiegegevens: instelbaar door de klant, standaard 400 dagen.
• Rapportages en PDF-bestanden: 14 maanden.
• Accountgegevens: tot 6 maanden na beeindiging van het abonnement.
• Facturatiegegevens: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Vastgelegde logboekhandelingen: 24 maanden.

Alle meetgegevens staan in een datacenter binnen de EU (Frankfurt, Duitsland). Doorgifte naar advertentieplatforms buiten de EER gebeurt alleen op instructie van de klant, bij geldige toestemming en op basis van de EU-modelcontractbepalingen. Zie ook onze subverwerkerslijst.

Via Cookievoorkeuren in de footer kun je je keuze opnieuw openen en marketing of statistiek weigeren. Nieuwe browsermetingen en advertentiedoorgifte stoppen overeenkomstig die keuze. Eerder vastgelegde acceptatie blijft bewaard als bewijs; een weigering wist dat bewijs niet. Een klant moet bij eigen formulieren of CRM-koppelingen dezelfde keuze en intrekkingsmogelijkheid vastleggen.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Ben je bezoeker van een website die Roots gebruikt? Richt je verzoek dan aan die organisatie; wij verwijzen door en informeren hen binnen 3 werkdagen. Klanten kunnen verzoeken zelf afhandelen in het dashboard onder Privacy & AVG.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het uiteraard liever eerst zelf via privacy@socialroots.nl.

Vermoed je een kwetsbaarheid of datalek? Mail privacy@socialroots.nl met het onderwerp "security". We bevestigen binnen 1 werkdag, onderzoeken direct en informeren getroffen klanten zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na kennisname, met de op dat moment bekende feiten. We doen geen aangifte tegen onderzoekers die verantwoord melden en geen gegevens kopieren of publiceren.